Errores comunes al gestionar su nómina y cómo evitarlos

Para algunos, el pago de la nómina es un dolor de cabeza que se repite cada quincena, también es la causa de constante ansiedad, pues su sistema para hacerlo está dispuesto a fallar en algún momento. Pero no tiene que ser así, usted puede pagar la planilla sin errores de forma consistente y ya hay empresas que lo están haciendo.

Es parte de nuestra experiencia solucionar problemas de este tipo en empresas de todo el mundo y hemos detectado 4 errores comunes que dificultan el pago de la planilla.

Un documento de Excel con decenas de empleados es una bomba de tiempo en su empresa. En cualquier momento puede borrarse o basta que una de las fórmulas se cambie accidentalmente para que tenga que pasar varias horas buscando el error.

El punto es que Excel no fue diseñado específicamente para llevar las planillas y no tiene ninguna herramienta que le facilite el trabajo ni le asegure que se hizo bien. Depende completamente de que usted cuide cada cálculo y de que no cometa errores cada vez que agregue información nueva.

Además, con Excel no es posible compartir parte de la información a alguien ni generar reportes contables de forma automática. Con un software especializado todas estas desventajas de Excel quedan atrás y el proceso se asegura y automatiza.

Cuando no se tiene un software de planillas integrado al sistema contable de su empresa, tendrá que estar digitando los datos doblemente. Una vez en sus tablas, otra vez en los estados financieros y una vez más en los reportes. Puede que no dure mucho haciendo esto, pero el tiempo se acumula quincena por quincena.

Al final del año, ¿Cuánto tiempo habrá perdido en algo que los softwares de planillas hacen automáticamente?

Además de la doble digitación, nuestro software de planillas simplifica la digitación en general. Con valores que se adaptan a su empresa, alertas cuando algo se sale de lo normal o está faltando y visualizaciones que muestran solo la data que necesita, usar un software es la forma correcta y eficiente de realizar este trabajo. ¿Seguirá perdiendo el tiempo o está listo para modernizarse?

Sin un software especializado como el que ofrece Smart Strategy no es posible definir distintos roles para acceder y modificar la información. Esto causa que solamente una persona se tenga que encargar de todos los procesos relacionados con la nómina o que varias personas con distinta responsabilidad tengan que trabajar con los mismos accesos.

Esta es la receta para el desastre. Si solamente una persona se ocupa de todo, terminará por abrumarse o distraerse y cometer un error, pues lleva todo el peso de un proceso complejo que repite cada quincena. En la otra alternativa, donde se distribuye el trabajo, pero se mantienen los mismos accesos para todos, es cuestión de tiempo de que alguien toque algo que no le corresponda y luego nadie dirá quién fue. Un clásico problema en empresas con nóminas grandes.

¿La solución? Implementar un software que permita asignar roles, así, por ejemplo, la persona que digita las horas laboradas por persona, solamente puede hacer eso y no podrá modificar algo accidentalmente, dígase un número de cédula o de cuenta bancaria.

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Es común que empresas compren un software barato y estándar que luego no sirve para realizar un cálculo específico. ¿Necesita pagar aguinaldos, cesantías o bonos específicos que solo existen en su región? ¿Qué sucede si la legislación en su país cambia, su software cambia con usted?

La solución es invertir en un software que se adapte a los parámetros específicos y que pueda automatizar cualquier tipo de pago o crédito que necesite. Sin limitaciones. Solamente un software con estas características le asegura una inversión rentable a largo plazo que realmente le simplifique su trabajo.

En Smart Strategy somos expertos implementando soluciones tecnológicas en empresas de todo el mundo y consideramos que todos estos errores pueden evitarse usando la herramienta apropiada. Nuestro software de planillas realmente va a automatizar y simplificar el proceso, nuestro equipo de expertos se encarga de adaptarlo a su empresa y ponerlo a funcionar en tres semanas.

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