Reconozca las señales del abuso de hojas de cálculo

Sin embargo el abuso de las hojas de cálculo puede tener graves consecuencias para su negocio. En este artículo quiero comentarles las señales de advertencia que indican que es el momento de retirar el programa de hojas de cálculo de sus procesos empresariales y adoptar algo más sofisticado capaz de satisfacer las necesidades de su negocio o empresa. He aquí algunas señales.

Al igual que programas mal estructurados, una hoja de cálculo que tiene celdas de entrada por todo lado (en lugar de estar en la parte superior u organizadas en una sola sección) puede convertirse rápidamente en una pesadilla para depurar y entender. Asumamos que una de esas celdas de entrada se elimina accidentalmente. 

O ¿qué sucede si usted tiene una hoja de cálculo que no etiqueta claramente los campos de entrada (con un color que contraste o algún otro elemento gráfico)? Cuando se llega a este nivel de complejidad, es hora de considerar el uso de otra aplicación para el control y análisis de la información.

Cuando usted tiene una hoja de cálculo que tiene cientos de filas y columnas con unos pocos números o fórmulas alojadas en todas partes, se hace más difícil encontrar estos números a través de todo ese espacio vacío. Incluso en monitores más grandes hay que desplazarse alrededor para ver las celdas de datos activas, y es fácil perder de vista algo que se esconde en un campo abierto. Las bases de datos son mejores para este tipo de situaciones y facilitan la búsqueda y recopilación de información o datos de su negocio en tiempo real.

¿Ha oído la expresión el agua y el aceite nunca se mezclan? Cuanto más complejo es el modelo de datos, más difícil es ver cómo funciona y cuál es el objetivo final. Esto es especialmente cierto cuando se trata de utilizar SQL y otras fuentes de datos como parte de la hoja de cálculo. Idealmente, la hoja de cálculo no debe depender de ningún archivo externo para hacer su trabajo, pero esto no siempre es posible. 

Si usted está construyendo un modelo más complejo como este, es recomendable pensar en usar un programa o software diferente o entrar en el mundo serio de la programación. Probablemente debería comenzar utilizando una aplicación en línea que le permita hacer las conexiones de datos más fácil.

La mayoría de las hojas de cálculo sufren de este problema, ya que se han construido a través del tiempo con una gran cantidad de adiciones y cambios en sus modelos. Esto significa que los errores aritméticos obvios son a menudo escondidos u oscurecidos. O peor aún, usted no tiene una idea de sus números. Puede que no sea capaz de probar su hipótesis y hacer algunas entradas de sentido común para ver si la hoja de cálculo produce resultados que están dentro de sus expectativas. Si la hoja de cálculo ha crecido rápidamente sin que usted lo haya notado entonces tal vez es hora de mirar alguna otra forma de modelar sus cálculos.

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ener dos o más autores que escriben fórmulas puede ser un problema: ¿cómo realizar un seguimiento de los cambios y quién tiene la versión más actual de su archivo? Es probable que usted haya experimentado esto cuando dos personas están trabajando en diferentes partes del archivo al mismo tiempo, y entonces le corresponde a otra persona ser el juez final de cuáles cambios se van a poner en producción. Cuando la hoja de cálculo está en la nube, esto se convierte en un problema inexistente.

Como podemos comprobar son varias las señales que nos indican cuando el uso de programas de hojas de cálculo tradicionales empiezan a ser un abuso, y llegan a ser más un problema que nos consume tiempo y productividad que un aporte beneficioso para el negocio. Es por esta razón que le invito a considerar la idea de innovar en sus procesos empresariales y adoptar nuevas tecnologías que le simplifiquen y hagan más eficiente el día a día de su negocio.

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