El método de Smart Strategy para implementar soluciones de software
Arturo Arrea • 17 de octubre de 2019
Resulta de crucial importancia analizar un proceso minuciosamente
antes de mejorarlo. Toda mejora implica un cambio y sería un error tomar riesgos sobre el cambio sin haberlos analizado anteriormente con las personas indicadas.
A menudo nos encontramos en nuestro propio mundo y tendemos a tomar decisiones sin salir de él, incluso cuando de sobra sabemos que estamos rodeados de otras personas, equipos y departamentos empresariales. Algunos hemos experimentado la urgencia de realizar un cambio drástico en un proceso relevante para nuestro trabajo, el cual nos ayudaría a mejorar la productividad. Algunos hemos visto cómo el cambio propuesto no encuentra sustento en otros departamentos, e incluso es negado cuando el nuevo proceso tiene implicaciones negativas en otros departamentos.
Esta es la forma en que analizamos e implementamos soluciones
Un análisis al impacto del cambio (change impact analysis, IA) es una herramienta oportuna que nos ayuda a determinar el efecto y riesgos procedentes de un cambio. Un IA tiene 5 pasos básicos:
Paso 1: Definir claramente el alcance del cambio propuesto
No se trata de obtener una parálisis por análisis, pero es importante definir el alcance del cambio propuesto. Se recomienda hacer una sesión de lluvia de ideas para definir dicho alcance. Trate de responder preguntas como ¿Quién está involucrado en este proceso?, ¿Quién estará involucrado en el nuevo proceso? o ¿Qué otros procesos dependen de éste?
Paso 2: Identificar las diferencias entre el estado actual y el propuesto
Una vez identificadas las personas involucradas en el proceso actual y el propuesto, cítelas a todas. Realice otra sesión de lluvia de ideas con las personas involucradas en el proceso, discuta sobre los cambios propuestos y trate de encontrar las diferencias en el proceso. Documente las diferencias encontradas y siga al siguiente paso durante la misma reunión.
Paso 3: Determinar el efecto potencial de dichas diferencias
Una vez identificadas las diferencias, defina los efectos potenciales que estas puedan tener. Asegúrese de no enfocarse solo en los efectos negativos, recopile los efectos positivos también. También recopile información histórica sobre el proceso o cambio propuesto: ¿Se ha tratado de realizar ese cambio antes? ¿Qué impacto tuvo? ¿Estamos ahora en el tiempo correcto para volver a abordar el cambio?
Paso 4: Determinar los riesgos y las medidas de mitigación
Ahora tome cada uno de los cambios identificados en el paso anterior y analize si tiene riesgos asociados. En caso positivo, asegúrese de documentar posibles pasos para la mitigación de dichos riesgos. Esto debe incluirse en el plan de implementación del cambio propuesto, en caso de que sea aceptado, para asegurar que su riesgo sea mínimo.
Paso 5: Decidir si proceder con el cambio o no
Los pasos anteriores permiten tomar una decisión basada en argumentos concretos: aspectos positivos, aspectos negativos y qué acciones se pueden tomar para mitigar riesgos. Evalúe todas las opciones y decida si hacer el proyecto o no. Hacer el análisis de impacto al cambio antes del cambio asegura ahorrar tiempo.
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Hacer un IA para cada cambio importante toma tiempo, pero de ninguna manera es tiempo perdido. Esta inversión de tiempo puede prevenir tomar decisiones deliberadas y erróneas, pero también puede facilitar tomar decisiones correctas.
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